Viele von uns verbringen zu viel Zeit in langen, wenig produktiven Online-Meetings. Mit ein paar einfachen Spielregeln werden Ihre Termine kürzer, klarer und entspannter – ohne Hektik.
1) Warm-up (vor dem Termin)
Fixes, kompaktes Zeitfenster planen – als Leitwert gilt: „25 sind die neuen 30“ (kürzer ansetzen, konzentrierter arbeiten).
Ziel & 3–5 Themenschwerpunkte in die Einladung schreiben: Alle wissen, worum es geht.
Rollen nennen: Leitung, Protokoll, Zeitwächter (Timekeeper). Das schafft Ruhe und Tempo.
Technik prüfen (Kamera, Mikro, Ton) und 2 Minuten früher in den Call eintreten – der Termin startet pünktlich und gelassen.
2) Hauptteil (im Termin)
Kleine Runde: Eingeladen wird, wer entscheidet oder wirklich beiträgt – das hält die Diskussion schlank.
Startregeln zu Beginn wiederholen: Mikro aus, Hand heben zum Reden, Chat nur für Links/Fragen.
Pro Thema: kurz berichten → entscheiden. Kein Ausschweifen; wenn klar, dann Klartext.
Nur Relevantes teilen: genau den richtigen Bildschirm/Tab, dazu Live-Notizen im geteilten Protokolldokument – alle sehen, was entschieden wurde.
3) Abschluss & Nachbereitung
60-Sekunden-Abschluss: Entscheidungen & Aufgaben zusammenfassen – wer macht was bis wann.
Kurzprotokoll zeitnah senden, To-dos ins Aufgaben-Tool übertragen.
5-Minuten-Puffer zwischen Terminen einplanen – kurzer Atemzug, dann weiter.
Häufige Stolpersteine – und wie Sie sie vermeiden
- Unklare Ziele: In der Einladung ein Satz Ziel formulieren; im Call zu Beginn wiederholen.
- Zu viele Personen: Nur Entscheider:innen und Beitragende einladen; alle anderen erhalten das Kurzprotokoll.
- Abschweifen: Zeitwächter erinnert freundlich an das Zeitfenster; nach kurzer Runde Entscheidung.
- Verlorene Infos: Live-Notizen teilen, am Ende To-dos mit Termin festhalten, sofort verschicken.
Ihr Nutzen auf einen Blick
- Weniger Zeitverlust, mehr Entscheidungen.
- Ruhigere Termine, weil Rollen & Regeln klar sind.
- Höhere Verbindlichkeit, da To-dos sichtbar sind – mit Termin.
Fazit: Kurzes Warm-up, klarer Hauptteil, saubere Nachbereitung – so werden Online-Meetings kürzer, klarer, wirksamer.