Ein Passwort für alles ist bequem. Ein gemeinsamer Zugang für das ganze Team wirkt ebenfalls praktisch. Und wenn ein ehemaliger Mitarbeiter noch irgendwo einen alten Account besitzt, fällt das im Alltag oft gar nicht auf. Genau solche Bequemlichkeiten können jedoch unnötige Sicherheitsrisiken schaffen.
Für KMU muss Zugangsmanagement nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass jede Person nur jene Zugänge erhält, die sie für ihre Arbeit braucht, dass wichtige Konten stärker abgesichert werden und dass nicht mehr benötigte Berechtigungen wieder entfernt werden.
Ein gutes Passwort ist nur ein Teil der Lösung
Lange und einzigartige Passwörter sind sinnvoll. Noch wichtiger ist aber, dieselben Zugangsdaten nicht für mehrere Dienste zu verwenden. Wird ein Passwort bei einem Dienst bekannt, sollte daraus nicht automatisch der Zugang zu E-Mail, Cloud, Website oder anderen Systemen möglich werden.
Passwortmanager können dabei helfen, unterschiedliche und starke Passwörter zu erzeugen und sicher zu verwalten. Das reduziert die Versuchung, einfache Passwörter mehrfach zu verwenden oder Zugangsdaten auf Zetteln, in ungeschützten Dateien oder in gemeinsamen Chatverläufen abzulegen.
Sobald mehrere Personen auf gemeinsame Unternehmenszugänge angewiesen sind, kommt noch ein Punkt dazu: Passwörter müssen nicht nur sicher gespeichert, sondern auch kontrolliert im Team geteilt werden können. Das KMU Center bietet dafür mit Passbolt eine kollaborative Passwortmanager-Lösung an. Zugänge lassen sich damit zentral organisieren und gezielt für berechtigte Personen oder Teams freigeben, statt Passwörter per E-Mail, Messenger oder Excel-Liste weiterzureichen.
Mehrfaktor-Authentifizierung: ein zusätzlicher Schutz
Bei der Mehrfaktor-Authentifizierung reicht das Passwort allein nicht aus. Zusätzlich wird ein weiterer Faktor benötigt – zum Beispiel eine Bestätigung über eine Authenticator-App, ein Hardware-Token oder ein biometrisches Merkmal. Österreichische Onlinesicherheits-Empfehlungen raten insbesondere bei wichtigen Online-Konten zur Nutzung von Mehrfaktor-Authentifizierung.
Für Unternehmen ist MFA besonders bei E-Mail-Konten, Cloud-Diensten, administrativen Zugängen und anderen geschäftskritischen Systemen sinnvoll. Sie ersetzt keine sicheren Passwörter oder saubere Prozesse, erhöht aber den Schutz, wenn ein Passwort kompromittiert wurde.
Gemeinsame Konten möglichst vermeiden
Wenn fünf Personen mit demselben Benutzernamen arbeiten, ist später schwer nachvollziehbar, wer welche Änderung vorgenommen hat. Außerdem muss bei einem Personalwechsel häufig das gemeinsame Passwort geändert und wieder an alle verteilt werden.
Besser sind persönliche Konten mit passenden Rollen und Berechtigungen. So kann ein Unternehmen Zugriffe gezielter vergeben, Änderungen nachvollziehen und einzelne Konten deaktivieren, ohne andere Mitarbeitende zu beeinträchtigen.
Die unterschätzte Sicherheitsfrage: Wer braucht noch Zugriff?
Zugänge entstehen schnell: neue Mitarbeitende, externe Dienstleister, Projektpartner, Praktikantinnen und Praktikanten oder kurzfristige Vertretungen. Was oft fehlt, ist der umgekehrte Prozess. Wer prüft, ob diese Rechte später noch notwendig sind?
Ein einfacher Offboarding-Check kann hier viel bewirken. Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder eine Rolle wechselt, sollten relevante Konten, Weiterleitungen, Freigaben, Schlüssel und Zugriffsrechte systematisch geprüft werden.
Fünf Fragen für den Zugangs-Check
- Nutzen wir für wichtige Dienste unterschiedliche Passwörter?
- Gibt es einen geeigneten Passwortmanager statt ungeschützter Listen oder Zettel?
- Ist Mehrfaktor-Authentifizierung bei wichtigen Konten aktiviert?
- Arbeiten Mitarbeitende mit persönlichen Konten und passenden Berechtigungen?
- Werden Zugänge bei Rollenwechsel oder Austritt zuverlässig angepasst bzw. deaktiviert?
Auch Administratorrechte gehören sparsam vergeben
Nicht jede Person braucht dauerhaft Administratorrechte. Je weitreichender ein Konto handeln kann, desto größer sind auch die möglichen Folgen bei Fehlbedienung oder Missbrauch. Deshalb sollten erhöhte Rechte nur dort vergeben werden, wo sie tatsächlich notwendig sind.
Gerade in kleinen Unternehmen hilft eine einfache Rollenlogik: Wer darf lesen, wer bearbeiten, wer freigeben und wer Systeme administrieren? Diese vier Fragen schaffen oft schon deutlich mehr Klarheit.
Fazit: Weniger Passwortchaos, mehr Kontrolle
Zugangssicherheit beginnt nicht mit komplizierter Technik. Sie beginnt mit einfachen Grundregeln: einzigartige Passwörter, Passwortmanager, Mehrfaktor-Authentifizierung, persönliche Konten und regelmäßige Prüfung von Berechtigungen.
Unterm Strich ist das weniger eine Frage komplizierter Technik als sauberer Organisation. Wer weiß, wer worauf zugreifen darf, wie gemeinsame Zugänge verwaltet werden und was bei einem Rollenwechsel oder Austritt passiert, hat bereits einen großen Teil des Passwortchaos im Griff.
Passwortmanagement gemeinsam in den Griff bekommen
Wer Zugänge im Team sauber organisieren möchte, muss nicht bei null beginnen. Das KMU Center unterstützt bei der Bestandsaufnahme, bei Rollen- und Berechtigungskonzepten sowie bei der praktischen Einführung eines kollaborativen Passwortmanagers. Mit Passbolt steht dafür eine Lösung zur Verfügung, die speziell auf das sichere gemeinsame Verwalten und Teilen von Zugangsdaten ausgerichtet ist.
Von der Beratung über Einrichtung und Einführung bis zur organisatorischen Begleitung können wir die Lösung an die tatsächlichen Abläufe im Unternehmen anpassen. Entscheidend ist nicht das Tool allein, sondern dass es im Alltag konsequent und verständlich genutzt wird.