Viele Unternehmen sammeln über Jahre Daten – Kund:innen, Lieferanten, Bewerbungen, Newsletter-Listen, alte Projekte. Was gut gemeint war („Man weiß ja nie…“), wird schnell zum Risiko.
Die DSGVO setzt hier einen klaren Trainingsplan: Nur jene Daten speichern, die wirklich notwendig sind – und nur so lange, wie es eine gesetzliche Grundlage erlaubt. Das gilt nicht nur für digitale Systeme. Auch analoge Datenspeicherung (z. B. Papierakten) fällt unter die DSGVO, wenn personenbezogene Daten strukturiert in einem Dateisystem abgelegt sind oder systematisch geführt werden – etwa alphabetisch sortierte Kundenordner, Personalakten oder Karteikartensysteme.
Das Ergebnis einer konsequenten Datendiät: weniger Haftungsrisiko, geringere Speicher- und Verwaltungskosten, klarere Prozesse – und ein gutes Gefühl bei Prüfungen.
Worum geht’s?
Datensparsamkeit bedeutet:
- Nur erheben, was für Vertrag, gesetzliche Pflicht oder Einwilligung wirklich gebraucht wird.
- Daten nicht „auf Vorrat“ speichern.
- Löschfristen definieren – und einhalten.
- Analoge und digitale Ablagen regelmäßig überprüfen.
Oder anders gesagt: Was keinen klaren Zweck und keine Grundlage hat, gehört nicht ins System – und nicht in den Aktenschrank.
Übung 1: 10-Minuten-Dateninventur
Starten Sie mit einem kompakten Check – ideal im Team oder mit der verantwortlichen Person für Datenschutz.
Beantworten Sie vier Fragen:
- Welche Daten haben wir?
(Kundendaten, Bewerbungen, Newsletter, Lieferantenkontakte, alte Excel-Listen, Personalakten …) - Wo liegen sie?
(Cloud, Server, Laptop, E-Mail-Postfach, Ordner im Archiv …) - Wie lange benötigen wir sie?
- Welche Rechtsgrundlage gibt es?
(Vertrag, gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Einwilligung etc.)
Wichtig: Es geht nicht um Perfektion – sondern um Überblick. Oft zeigt sich schon hier, wo unnötige Altlasten schlummern.
Übung 2: Löschplan & strukturiertes Aufräumen
Jetzt wird sortiert. Drei Kategorien reichen:
Behalten
Alles, was rechtlich notwendig ist (z. B. Rechnungen mit Aufbewahrungsfrist).
Archivieren
Daten mit klarer Frist – inklusive Termin, wann sie gelöscht werden.
Löschen
Alles ohne gültige Grundlage oder abgelaufene Frist.
Analog funktioniert das mit klar beschrifteten Ordnern.
Digital mit:
- strukturierter Ordnerlogik
- definierten Löschfristen
- automatischen Erinnerungen
- klarer Verantwortlichkeit
Eine einfache Regel hilft: Was niemand erklären kann, gehört überprüft.
Übung 3: Gesetzeskonforme Datenlöschung
Löschen heißt nicht „in den Papierkorb verschieben“.
Für eine DSGVO-konforme Umsetzung gilt:
- Digitale personenbezogene Daten sicher und vollständig entfernen – inklusive Backups, soweit technisch möglich und organisatorisch vorgesehen.
- Papierdokumente mit sensiblen Inhalten fachgerecht vernichten – idealerweise über zertifizierte Entsorger.
- Ein Löschprotokoll führen mit:
- Was wurde gelöscht?
- Warum?
- Wer war verantwortlich?
- Wann erfolgte die Löschung?
Diese Dokumentation ist Ihr Sicherheitsnetz im Fall einer Prüfung oder Auskunftsanfrage.
Typische Stolpersteine – und wie Sie sie vermeiden
„Das brauchen wir vielleicht noch.“
→ Zweck klar definieren. Wenn keiner existiert: löschen.
Analoge Altakten vergessen.
→ Auch Archive, Keller und alte Personalordner regelmäßig prüfen.
Keine Zuständigkeit geregelt.
→ Eine verantwortliche Person benennen – intern oder extern.
Unklare Fristen.
→ Aufbewahrungspflichten prüfen und schriftlich festhalten.
Technische Unsicherheit.
→ IT oder Fachpartner einbinden – gerade bei Backups und Archivsystemen.
Ihr Nutzen auf einen Blick
- Weniger Risiko bei Datenschutzprüfungen
- Geringere Speicher- und Verwaltungskosten
- Mehr Transparenz in Ihren Abläufen
- Klare Verantwortlichkeiten im Team
- Professioneller Eindruck gegenüber Kund:innen und Partnern
Fazit
Eine Datenschlankheitskur ist keine Bürokratie-Übung – sie ist aktives Risikomanagement.
Wer regelmäßig inventarisiert, strukturiert löscht und dokumentiert (digital & analog), schafft Ordnung statt Datenchaos.
Und genau wie im Sport gilt: Kleine, konsequente Schritte wirken nachhaltiger als eine radikale Einmalaktion.
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